Gestión de proyectos: cómo decidir qué delegar

Para ser un gestor de proyectos eficaz, usted debe aprender a delegar - es decir, obtener la ayuda y el apoyo de los miembros del equipo de su proyecto. Saber por qué usted delega le ayuda a determinar qué tareas a entregar a los demás. Delegar autoridad por cuatro razones:

• Para liberar a ti mismo para hacer otras tareas

• Para que la persona más calificada tomar decisiones

• Para obtener la perspectiva de otra persona calificada en un tema

• Desarrollar la capacidad de otra persona para manejar las asignaciones adicionales con prudencia y con éxito

Aunque los beneficios potenciales de la delegación pueden ser significativos, no cada tarea puede o debe ser delegada. Considere las siguientes directrices a la hora de decidir qué tareas son candidatos apropiados para la delegación:

• Asignar a ti mismo a las tareas que usted hace mejor: Supongamos que usted es el mejor abogado de la ciudad y hay una mayor demanda de sus servicios a un costo de $ 500 por hora de lo que puede cumplir. Supongamos también que puede escribir doble de rápido que la próxima mecanógrafo más rápido en la ciudad, que cobra $ 200 por hora. En caso de que escribir todos sus propios escritos legales?

  La respuesta es no. Si usted pasa una hora de escribir, se ahorraría los $ 400 que tendría que pagar el mecanógrafo (que había requieren dos horas a un costo de $ 200 por hora para hacer el mismo trabajo). Sin embargo, si usted pasa el mismo horas que ofrece servicios legales, usted gana $ 500, que le permitiría pagar el mecanógrafo $ 400 para el trabajo y todavía tiene $ 100 sobra.

• Si es posible, asigne a sí mismo a las tareas que no están en la ruta crítica de un proyecto: Un retraso en cualquier actividad en la ruta crítica de un proyecto hace retroceder la fecha estimada para la terminación del proyecto. Por lo tanto, cuando usted tiene que dejar de trabajar en una tarea que está en la ruta crítica de su proyecto para hacer frente a problemas en otra tarea, retrasar inmediatamente la totalidad del proyecto.

• No asigne a otras personas a trabajar en una tarea que no se puede describir con claridad: El tiempo que se ahorra al no trabajar en la tarea es más que compensado por el tiempo que pasa responder preguntas y redirigiendo continuamente la persona a quien le ha asignado la tarea confusa.

Delegación no tiene que ser una proposición de todo o nada, en el que cualquiera haga todas las decisiones se o usted se retira de la situación por completo. Considere los siguientes seis grados de delegación, cada uno de los cuales se basa y amplía los que vienen antes de que:

• Obtener en el saber: Obtenga los hechos y traédmelos para la acción futura.

• Muéstrame el camino a seguir: Desarrollar acciones alternativas para tomar sobre la base de los hechos que has encontrado.

• Ir cuando yo lo diga: Esté preparado para tomar una o más de las acciones que ha propuesto, pero no hacer nada hasta que yo lo diga.

• Ir a menos que yo digo no: Dime lo que propone hacer y cuándo, y tomar sus medidas recomendadas a menos que yo te diga lo contrario.

• ¿Cómo te fue: Analizar la situación, desarrollar un curso de acción, tomar medidas, y quiero saber los resultados.

• Solo vamos: Aquí hay un acuerdo situación- con él.

Cada nivel de la delegación implica cierto grado de autoridad independiente.

Puede delegar autoridad, pero sólo se puede compartir la responsabilidad. Usted puede transferir completamente el poder de decisión a otra persona para que pueda tomar las decisiones sin la participación o aprobación de usted. Sin embargo, cuando otra persona se compromete a asumir la responsabilidad de los suyos, usted todavía está obligado a garantizar que logra los resultados deseados.